Robert Schumann Hochschule Düsseldorf

Mailknigge

Sie ist schnell getippt und noch schneller verschickt: Die E-Mail. Leider haben Mails nicht nur Vorteile. Immer wieder lösen sie Irritationen aus, zum Beispiel, weil sie unverständlich, missverständlich oder gar unhöflich sind. Das Rektorat der Robert Schumann Hochschule hat daher acht Regeln für die elektronische Post zusammengestellt.

1. Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
   Benennen Sie das Thema Ihrer E-Mail in der Betreffzeile durch aussagekräftige Schlüsselbegriffe.
    
2. Setzen Sie Zeichen und Absätze
   Texte lesen sich besser, wenn sich das Auge an optischen Marken festhalten kann. Setzen Sie einen Absatz, wenn ein neues Thema beginnt.
    
3. Drücken Sie sich unmissverständlich aus
   Formulieren Sie Handlungsanweisungen oder Aufgabenstellungen konkret und adressiert. Vermeiden Sie dabei Ausrufezeichen und Großbuchstaben.
    
4. Bitte antworten Sie
   Geschwindigkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Bitte geben Sie zeitnah eine Rückmeldung geben, zumindest in Form einer kurzen Eingangsbestätigung.
    
5. Achten Sie auf Anrede und Grußformel
   Die Anrede darf nicht fehlen, ebenso wie die Grußformel am Ende der Nachricht. Genau wie in einem Brief, den man an einen bislang unbekannten Adressaten schreibt, empfiehlt sich das „Sehr geehrte/r Frau/Herr“ oder die Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“. Ein wenig informeller kann die E-Mail auch mit „Guten Tag“ begonnen werden. Bei einem höheren Grad an Vertrautheit können Sie die Mail auch mit „Hallo“ oder „Liebe/r“ beginnen. Vermeiden Sie in der Grußformel saloppe Abkürzungen wie „LG“ (Liebe Grüße) oder „MfG“ (Mit freundlichen Grüßen).
    
6. Cc: Nur, wenn es unbedingt sein muss
   Cc dient dazu, Empfänger über einen Sachverhalt zu informieren, ohne dass eine Handlung erwartet wird. Stellen Sie sich daher immer die Frage: Braucht der Empfänger diese Information wirklich? Wer E-Mails in Kopie verschickt oder allen Empfängern einer E-Mail antwortet, erzeugt viel elektronischen Überschuss. Wenn Sie jemanden nur informieren möchten, schreiben Sie ihm eine separate E-Mail mit dem Hinweis „Nur zur Info“ in der Betreffzeile. Dadurch helfen Sie, die tägliche E-Mail-Flut einzudämmen. Bitte vermeiden Sie grundsätzlich große Verteiler.
    
7. Vergessen Sie die Endkontrolle nicht
   Innerhalb weniger Sekunden hat der Empfänger Ihre E-Mail in seinem Posteingang. In der Regel können Sie die E-Mails nicht zurückholen, wenn sie einmal verschickt sind. Kontrollieren Sie die E-Mail vor dem Versand noch einmal auf Betreff, Inhalt und die korrekte Adresse des Empfängers.
    
8. Verfassen Sie eine Abwesenheitsnotiz
   Bei Urlaub, Dienstreise oder Krankheit verwenden Sie bitte die folgende zweisprachige Abwesenheitsnotiz.
   
   Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für die E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro. Am TT.MM.JJJJ bin ich wieder erreichbar. (Wer krank ist und nicht abschätzen kann, wann er an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, streicht den Satz mit dem Datum.) Meine E-Mails werden in dieser Zeit nicht automatisch weitergeleitet oder bearbeitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich an vorname.name@rsh-duesseldorf.de, 0211.49 18 000. Mit freundlichen Grüßen ...
   
   Dear Sir or Madam, Thank you for your message. I am currently out of office and will be back on TT.MM.JJJJ. Your e-mail will not be forwarded. For urgent matters please contact vorname.name@rsh-duesseldorf.de, 0211.49 18 000. Sincerely yours ...